Utiliser les données personnelles avec discernement

Une donnée personnelle concerne une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou par recoupement. Un nom, un identifiant de client ou certaines traces d’utilisation peuvent donc être concernés. Les coordonnées génériques d’une entreprise ne sont pas automatiquement des données personnelles. L’analyse dépend du lien possible avec une personne, pas seulement de la présence de son nom.

Pour étudier un traitement, identifiez son objectif et sa base légale, puis les données nécessaires, les destinataires, la durée et la sécurité. Le consentement est une base possible, mais pas la seule : il ne faut pas le demander par réflexe lorsque le traitement repose sur une autre base adaptée. Les personnes doivent recevoir l’information requise et pouvoir exercer leurs droits selon les conditions applicables. Remplacer un nom par un numéro n’anonymise pas nécessairement les données si une correspondance ou un recoupement permet l’identification.

Bibliothèque fictive. Un fichier associe un numéro d’adhérent aux emprunts ; une autre table relie ce numéro au nom. Les emprunts restent des données personnelles même si le premier fichier ne contient aucun nom. Pour envoyer un rappel, le personnel n’a pas nécessairement besoin de toutes les données détenues sur l’adhérent. Il faut limiter les accès aux besoins, fixer les durées appropriées et informer les personnes.

Ce tableau sert à analyser un cas scolaire, sans attribuer automatiquement une durée universelle à tous les fichiers.